Postmottak og sortering Fellestenesta leverer all inngåande post til Arkivtenesta for registrering før den går til sakshandsaming.(forskr. § 3-1 og § 3-4). Arkivuverdig post skal skiljast ut frå saksposten. Informasjonspost er post som ikkje vert gjenstand for noko form for sakshandsaming. Til informasjonspost høyrer alle trykksaker, offentlege publikasjonar, rundskriv, utskrifter/kopiar frå andre organ. Informasjonsposten vert sendt direkte til kvar avdeling. Avdelinga er sjølv ansvarleg for å returnere informasjonspost som skal journalførast. Den arkivverdige posten er den som vert gjenstand for sakshandsaming og som kommunen er pliktig å ta vare på til ei kvar tid. Denne posten kallar vi sakspost og det er den som vert gjenstand for stempling og journalføring. Telefaks skal handsamast som vanleg post. Kjem telefaks direkte til sakshandsamar skal den straks leverast arkivtenesta for registrering. Personleg adressert post skal leverast uopna til adressaten dersom ikkje organet har inngått avtale med adressaten om at slik post kan opnast av arkivtenesta. Mottakar pliktar likevel straks å levere posten attende til arkivtenesta dersom den er til administrasjonen. Personleg adressert e-post som syner seg å vere til administrasjonen skal straks vidaresendast til kommunen si offisielle e-postadresse for registrering hos arkivtenesta. Klientpost, pasientpost og post som vert journalført i fagsystem eller manuelle journalar??.. (fyll ut) Bilag og fakturaer, rekningar med følgebrev skal ikkje journalførast men oversendast i konvolutten direkte til ansvarleg avdeling for attestering. Politiattestar, bankgarantiar, løyvedokument ?.(fyll ut)?. skal oversendast avdelinga i konvolutten utan journalføring. Ved søknadar på stillingar, løyver skal berre søknaden journalførast. Ved tilsetjing eller innvilging skal vedlegg journalførast og arkiverast. Brev til politikarar skal omadresserast til vedkommande (evt politisk sekreteriat) Stempling Saksdokumenta blir stempla med journalstempel med rubrikkar for mottaksdato, emnekode eller objektkode, arkivsaksnummer, journalpostnummer og saksbehandlar. Skanning Når posten er sortert skal arkivverdige dokument skannast umiddelbart. Framgangsmåte for bunkeskanning frå leverandøren skal følgjast. Arkivtenesta registrerer den innkomne posten i arkivsystemet og kontrollerer følgjande:
- at alle mottekne dokument er skanna og arkivert
- at alle sider er komne med i kvart dokument
- at skanninga er kvalitetsmessig god nok
- at opplysningane i skanna dokument samsvarar med opplysningar i journalen
Etter at kontrollen er gjennomført kan eventuelt anna ikkje arkivverdig post skannast og leggast i private mapper. Journalføring Brevpost Arkivtenesta er ansvarleg for journalføring av den skanna posten og at journalpostane vert knytt til sak. Arkivtenesta skal også journalføre arkivverdig e-post og faks sendt til det sentrale postmottaket. Dersom journalpostane er det første i ei sak skal arkivtenesta opprette sak. Framgangsmåte for å lage ny sak i systemet skal følgjast. Arkivtenesta fordeler saka til avdeling og saksfordelar. Arkivtenesta set gradering på saka og ser til at naudsynte opplysningar er skjerma. Ved tvil nyttar ein tilgangskoden XX. Arkivtenesta fordeler journalpost til rett avdeling og sakshandsamar dersom denne er kjend. Dersom sakshandsamar er ukjend vert dokumentet fordelt til saksfordelar/leiar. Arkivtenesta fører på tilgangskoden, og ser til at naudsynte opplysningar er skjerma. Ved tvil nyttar ein tilgangskoden XX. Når alle journalopplysningane er kontrollert skal journalposten få dokumentstatus J. Samtidig med journalføring skal dokumenta påførast stempelopplysningar. E-post Når sakshandsamar mottar e-post direkte til si adresse pliktar denne å vurdere om det er arkivverdig post som må journalførast. Dersom e-post er arkivverdig er vedkommande sakshandsamar ansvarleg for å journalføre denne. Dersom e-post er første dokument i ny sak er sakshandsamar ansvarleg for å opprette denne. Rettleiing for journalføring av e-post i systemet skal følgjast.
- Sakshandsamar fører på tilgangskoden, og ser til at naudsynte opplysningar er skjerma.
- Når alle journalopplysningane er kontrollert skal journalposten få dokumentstatus S.
- Sakshandsamar skal skrive ut innkommande e-post og legge til arkiv. (må diskuterast)
Faks Dersom faks vert sendt direkte til sakshandsamar eller avdelinga skal denne vidaresendast Arkivtenesta for journalføring. Elektroniske skjema Skriv inn..... Journalføring i fagsystema Her skal det førast inn rutinar for journalføring i fagsystema i organisasjonen, dersom slike finst. Det skal vere rutinar for kven som journalfører i systema og kva for system dette gjeld. Manuell journalføring Dei einingane som ikkje er knytt til det sentrale arkivsystemet eller nokre av fagsystema skal føre papirbasert postjournal. For desse gjeld følgjande rutinar Ansvarleg for journaleininga skal påføre mottekne saksdokument eit stempel som identifiserar dokumentet og knytter det til journalen. Stempelet skal ha opplysningar om organisasjonsnamn, journalføringsdato løpenummer, saksnummer, arkivkode, sakshandsamar og gradering. I journalen skal det i tillegg førast opp namn på avsendar/mottakar, dokumenttittel, sakstittel, dokumentdato, avskrivingsdato og avskrivingsmåte. Ansvarleg for journaleininga skal kontrollere om dokumentet tilhøyrer eksisterande sak og evt. knytte det til den. Eksisterer det ikkje noko sak frå før av skal arkivtenesta opprette sak. Arkivtenesta skal komme med forslag til arkivkode som sakshandsamar skal sjå til at er riktig. Arkivtenesta kjem med forslag til gradering og heimel for graderinga. Leiinga pliktar å sjå til at denne er riktig. Postfordeling og postsirkulasjon Avdelingsleiar eller andre med tilsvarande mynde har ansvar for dagleg gjennomgang av motteken post i det elektroniske arkivet. Vedkommande skal
- kontrollere at saksopplysningar og journalopplysningar er rette
- kontrollere offentlegvurderinga. Dette inneber å kontrollere at rett tilgangskode og heimel er nytta, samt at naudsynt skjerming er utført.
- hente fram alle saker og dokument med tilgangskode XX og utføre offentlegvurdering. Journalpostar og saker som vert unntatt skal registrerast i systemet med lovheimel og tilgangskode. Ein må dessutan sørge for å skjerme personnamn og liknande i saks- og dokumenttittel, mottakar/avsendar, og k-kodar/objektkodar dersom naudsynt.
Sakshandsamar skal kontrollere
- at dokumenta/journalpostane er knytt til rett sak
- at saka har rett klassering
- offentlegvurderinga og eventuell skjerming av sak og journalpost.
Saksfordelar/leiar og sakshandsamar gir tilbakemelding til arkivtenesta om endringar i journalen. |