|
FORMÅL: Sikre at e-post til HNT`s offisielle e-postmottak blir åpnet hver dag og håndtert i henhold til gjeldende lovverk. Elektronisk post (e-post) skal behandles som vanlig post. De skal derfor vurderes etter de samme kravene til et saksdokument som vanlig brevpost. Alle e-postmeldinger som er saksdokumenter, skal inngå i foretakets arkiv dersom:
- de er gjenstand for saksbehandling, eller
- anses å ha verdi som dokumentasjon
For alle arkivverdige saksdokumenter som kommer inn til eller sendes ut fra foretaket som e-post, gjelder det også en ubetinget journalføringsplikt
på samme måte som for andre eksterne saksdokumenter. Inngående og utgående post
Den enkelte saksbehandler har et selvstendig ansvar til å vurdere dokumentasjonsverdi for egne mottatte og sendte elementer. Alle ansatte med tilgang til
Elements kan benytte "drag and drop"-funksjonalitet for å arkivere i Elements. Øvrige kan sende epost for arkivering til postmottaket.
Alle arkivverdige saksdokumenter som kommer inn og sendes ut som e-post fra foretaket, skal arkivmessig behandles på lik linje som tilsvarende papirdokumenter. Elements
har funksjon for dette som skal benyttes av den enkelte saksbehandler.
Alle saksbehandlere og arkivarer som oppdager at det er sendt ut arkivverdige saksdokumenter via e-post, har plikt til å eksportere disse til eksisterende sak,
eventuelt få opprettet ny sak av sakarkivet ved support. Sensitive opplysninger skal ikke sendes i epost!! Rutiner for sentralt e-postmottak i Helse Nord-Trøndelag HF
Arkivforskriften krever at et organ som bruker e-post, også skal ha et sentralt e-postmottak for post til organet. Slik e-post skal åpnes av arkivtjenesten.
E-postmottaket er tilgangsstyrt. Foretakets sentrale e-postmottak har mailadresse postmottak@hnt.no. Innboksen åpnes og fordeles hver dag. Denne sorteres slik at e-post som ikke er gjenstand for saksbehandling enten videresendes til riktig avdeling, eller slettes (arkivbegrensning).
E-post som er gjenstand for saksbehandling eller på annen måte er arkivverdig, arkiveres til Elements og fordeles i henhold til dokumentguiden.
Sjekk at alle vedlegg blir med over.
E-post som skal saksbehandles fordeles til saksfordeler/saksbehandler. E-post med begrenset informasjonsverdi slettes etter at den er videresendt. E-post som blir importert til Elements oppbevares i 3 måneder før de slettes. SPAM og reklame slettes fortløpende.
All inngående mail får automatisk svar:
Takk for din henvendelse til Helse Nord-Trøndelag HF. Din henvendelse er mottatt og registrert, og vil bli besvart innen rimelig tid.
Vennlig hilsen Helse Nord-Trøndelag HF. Ved import av filer må man være særlig oppmerksom på følgende filer hvor konvertering kan/vil feile:
- filformatet til vedlegg som mottas via e-post
- filer som inneholder passordbeskyttelse, makroer eller koblinger til andre dokumenter
- såkalte pakkeformater som f.eks Zip-filer, som må åpnes før de legges i Elements
Behandling av e-poster som inneholde ZIP-filer Om ZIP-filene ikke pakkes ut automatisk, må den pakkes ut manuelt, mellomlagres på et skjermet område , for så å importeres til Elements. Behandling av e-poster som er feilsendt eller har mangler
Dersom en e-post er sendt til oss som feil adressat, skal meldingen videresendes korrekt adressat med kopi til avsender. Dersom det ikke er mulig å videresende,
returneres den med opplysning om at vi ikke er korrekt adressat
Dersom det er feil/mangler ved en henvendelse (feil filformat, mangler eller feil ved opplysninger, vedlegg m.m), skal avsender gis beskjed om dette dersom det
har betydning for behandling av henvendelsen. Avsender kan da prøve å sende den på nytt. Passordbeskyttede filer
Ved mottak av passordbeskyttede filer, åpnes disse, skrives ut og skannes inn til sak i Elements.
NB! Sett på tilgangskode om nødvendig. Mistanke om virus i e-post (spam)
Virus kommer ofte via ZIP-filer som vedlegg til e-poster. Hvis det kommer mistenkelige e-poster må det ikke trykkes på linker i disse eller åpne eventuelle vedlegg.
Kontakt IT brukerstøtte om behov. Mottak av meldinger med trusler Ved mottak av meldinger med trusler mot ansatte eller tjenester informeres leder/stedfortreder umiddelbart for videre håndtering. |