| Aktivt arkiv
|
Arkiv som er i daglig bruk hos arkivskaper.
|
| Arkiv
|
· Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, det vil si dokumenter som mottas eller produseres av en enkelt arkivskaper og samles som resultat av dennes virksomhet (også kalt enkeltarkiv). En Noark-base kan omfatte ett eller flere arkiver. · Oppbevaringssted for arkiv. · Organisatorisk enhet som utfører oppgaver knyttet til arkiv, også kalt arkivtjeneste. · Det samme som Arkivdepot.
|
| Arkivbegrensning
|
Å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jfr. Arkivforskriften § 3-18.
|
| Arkivdel
|
En vilkårlig definert del av et arkiv hvor alt materiale er inndelt og ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp som primærnøkkel. Vil ofte være definert identisk med arkivserie, men behøver ikke være det.
|
| Arkivdepot
|
Institusjon hvor bevaringsverdig arkivmateriale oppbevares permanent. Arkivdepotet avlaster arkivskaperen for lagring av eldre arkivmateriale og legger forholdene til rette for betjening av brukere som er interessert i materialet. Se også internt depot og depot.
|
| Arkivdokumenter
|
Dokument som mottas eller produseres, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning. Se også saksdokument.
|
| Arkivformat
|
Dokumentert og standardisert format for elektronisk arkivering (langtidslagring) av dokumenter, godkjent av Riksarkivaren, jf. Dokumentformat og produksjonsformat.
|
| Arkivleder
|
Rådgiver service- og kontordrift.
|
| Arkivnøkkel
|
Klassifikasjonssystem som omfatter alle de saksområder virksomheten arbeider med, og gir en systematisk fortegnelse over de verdier (arkivkoder) som benyttes ved ordning av saker i et arkiv.
|
| Arkivperiode
|
Tidsperiode for inndeling av arkivet i forbindelse med blant annet bortsetting.
|
| Arkivserie
|
Del av et arkiv, inndelt og ordnet etter ett og samme prinsipp.
|
| Arkivskaper
|
En organisatorisk enhet eller en person som danner arkiv som ledd i sin virksomhet. En arkivskaper kan være et offentlig organ, en bedrift, en organisasjon, en institusjon, en stiftelse og liknende eller en del av en slik enhet.
|
| Arkivuverdig post
|
Som arkivuverdig post regner vi trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter, kopier fra andre organ og annet mangfoldiggjort materiale som ikke fører til saksbehandling eller er viktig som dokumentasjon.
|
| Arkivverdig post
|
Som arkivverdig post regner vi post som blir gjenstand for saksbehandling (saksdokumenter etter offentlighetsloven) og annen post som inneholder vesentlig dokumentasjon.
|
| Avlevering
|
Overføring av eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot, jf. Arkivforskriften § 5-1.
|
| Avskriving
|
Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument er blitt avsluttet.
|
| Bortsetting
|
At arkivmateriale etter en tid (vanligvis etter et bestemt antall år, jf. Arkivperiode) tas ut av aktivt arkiv og settes bort på et dertil egnet sted.
|
| Bortsettingsarkiv
|
· Materiale som er satt bort etter de prinsipper som er beskrevet under bortsetting. · Oppbevaringssted for bortsettingsarkiv.
|
| Dagligarkiv
|
Arkiv som er i daglig bruk hos arkivskaper. Se også aktivt arkiv.
|
| Delarkiv
|
Enkeltarkiv skapt av en arkivskaper som del av en større enhet, for eksempel en eller flere avdelinger i et offentlig organ.
|
| Dokument
|
Etter arkivlovens §2: Medium som lagrer informasjon for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. I Noark-4 er et dokument en logisk avgrenset informasjonsmengde som kan være lagret på papir, elektronisk eller på andre medier.
|
| Dokumentformat
|
Måten tegn, struktur og layout er kodet og organisert i et elektronisk dokument.
|
| Dokumenthåndtering
|
Registrering, lagring, søking, presentasjon, styring og kontroll av dokumenter.
|
| Dokumenttittel
|
En dokumenttittel skal beskrive innholdet i brevet, både på inngående og utgående dokumenter.
|
| Gradering
|
Skjerming av opplysninger mot innsyn etter gjeldende lover og instrukser.
|
| Journalenhet
|
En arkivorganisatorisk enhet som fører journal.
|
| Journalføring
|
Systematisk og fortløpende loggføring av opplysninger om inn- og utgående dokumenter samt interne dokumenter som inngår i saksbehandlingen.
|
| Kassasjon
|
Bestemme hvilket arkivmateriale som skal fjernes fra arkivet, og tilintetgjøre dette.
|
|
Konsesjonspliktige/
meldepliktige arkiv
|
Personregistre/-mapper som virksomheten må ha tillatelse fra/eller har meldeplikt til Datatilsynet for å kunne opprette.
|
| Meroffentlighet
|
Prinsipp som sier at et forvaltningsorgan skal vurdere om et dokument kan gjøres kjent, helt eller delvis, selv om det etter offentlighetslovens bestemmelser er adgang til å unnta det fra offentlighet.
|
| Noark 4
|
En kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystemer i offentlig forvaltning. Stiller krav til systemenes informasjonsinnhold, datastruktur og funksjonalitet.
|
| Ordningsprinsipp
|
Prinsipp for ordning av arkivmateriale.
|
| Ordningsverdi
|
De verdier som er tillatt innenfor ordningsprinsipp, vanligvis en arkivkode.
|
| Overføringsliste
|
Oversikt over arkivmateriale som er overført fra et offentlig organ til et annet, jfr. pålegg etter Arkivforskriften § 3-22. Se også avleveringsliste.
|
| Overlappingsperiode
|
Overgangsfase mellom gammel og ny arkivperiode, oftest de to første årene av hver ny arkivperiode.
|
| Periodisering
|
Sette et kontrollert tidsskille i arkivet med jevne mellomrom. Dette innebærer at alle saker med dokumenter som har vært registrert innenfor et fast tidsrom (en arkivperiode) settes bort samtidig , og utgjør en egen enhet i bortsettingsarkivet.
|
| Postliste/postjournal
|
En samlet oversikt over de saksdokumenter som er kommet til eller lagt fram for et organ, det vil si mottatte saksdokumenter.
|
| Produksjonsformat
|
Format som et elektronisk dokument er produsert i. Produksjonsformater er vanligvis proprietære. Det betyr at et dokument bare kan framstilles på en tilfredsstillende måte (eventuelt utelukkende) ved hjelp av det programsystem som ble brukt til å produsere det.
|
| Referatsak
|
Dokument som blir lagt fram for et utvalg til orientering.
|
| Restanseliste
|
Liste over mottatte dokumenter (dokumenttype I og N) som ikke er avskrevet.
|
| Sak
|
Noark: En sak består av en eller flere journalposter med tilhørende dokumenter, som er knyttet sammen under en felles identitet (saksnummer), og som er beskrevet gjennom en del opplysninger som er felles (saksopplysninger).
|
| Saksarkiv
|
Den delen av arkivet som består av saksdokumenter.
|
| Saksdokument
|
Etter offentlighetsloven er forvaltningens saksdokumenter dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet inn til eller lagt fram for et slikt organ. I arkivsammenheng brukes begrepet i hovedsak på samme måte. Møteprotokoller samt registre og databaser regnes som arkivdokumenter (se dette), men vanligvis ikke som saksdokumenter, jfr. Arkivforskriften § 2-4.
|
| Sentralisert arkiv
|
Arkiv samlet under en sentral, faglig ledelse.
|
| Skanning
|
Omforming av et papirdokument til et digitalt bildeformat.
|
| Tilgangsgruppe
|
En gruppe personer i bestemte roller som gis leserettigheter til (autoriseres for) opplysninger og dokumenter som ikke er åpent tilgjengelige.
|