|
Arkivplanen gjev bindande retningsliner for behandling av all dokumentasjon og informasjon i kommunen. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for retningslinene. Arkivplanen skal sikre at Alver kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter § 6 i arkivlova: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid." Oppdatering av arkivplanen skal skje:
- ved større omorganiseringar i kommunen
- når tenesteområde blir lagt ned eller oppretta
- når eit tenesteområde får oppretta ein ny arkivdel
- når eit tenesteområde skal kjøpe eit nytt dataverktøy for lagring av arkivverdig dokumentasjon
- når det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
- når det blir gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement
- når kommunale oppgåver vert overført til verksemder utanfor kommunen
- når det blir teke i bruk ny arkivnøkkel
Fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når:
- det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
- det blir tatt i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av arkivverdig informasjon
Fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv skal ha melding om alle endringar med mogelege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk, og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.
Fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv er ansvarleg for årleg revisjon av arkivplanen. |