1.4 Ansvar og fullmakter

1.4.1 Rådmanns ansvar

I følge arkivforskriftenes § 1-1 og kommunelovens § 23 har rådmannen øverste ansvar for kommunens arkiver og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i kommuneadministrasjonens arkivansvar er ellers fastsatt i gjeldende lover og forskrifter og i retningslinjer gitt med hjemmel i dette lovverket.

1.4.2 Arkivleders ansvar og fullmakter

Arkivlederen står for den daglige ledelsen av kommunens arkivtjeneste, både for sentralarkivet og for ytre enheter, og er delegert fullmakt til å instruere saksbehandlere og arkivpersonale i spørsmål som gjelder arkivfunksjonen i kommunen.

Arkivleder skal:

• kvalitetssikre arkivdanningen i henhold til de føringer som er gitt i arkivplanen deriblant sørge for at riktig arkivformat benyttes (§5-17 1)
• kvalitetssikre offentlig journal
• holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, samt endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver
• gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse
• tas med på råd når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring
• rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten ved arkivtjenesten og foreslå tiltak som kan heve kvaliteten på arkivarbeidet
• føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret
• ta initiativ til oppdatering/endringer i arkivplanen
• være kontaktperson til Aust-Agder museum og arkiv, arkivavdelingen
• være høringsinstans når kommunen skal velge edb-baserte sak/arkivsystemer, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap
• være høringsinstans vedrørende arkivmessige konsekvenser ved planlagte omorganiseringer i kommunen

1.4.3 Arkivtjenestens ansvar

Arkivtjenestens hovedoppgave er å kvalitetssikre sentrale deler av kommunens dokumenthåndtering. Arkivtjenesten skal arbeide etter følgende målsetting:

• Arkivtjenesten registrerer inngående brev og andre forespørsler utenfra og kontrollerer at svar blir gitt (journalføring og restansekontroll).
• Enhetslederne følger opp behandlingsfrister for saker som er til behandling.
• Arkivtjenesten sikrer at arkivet dokumenterer sakens opprinnelse (inngående brev), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, o.s.v.) og resultat av behandlingen (vedtak, avtaler, oppfølging).
• Arkivtjenesten sørger for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de fungerer som informasjonskilder og informasjonssystem for administrasjonen, for rettslig forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden.
• Arkivtjenesten sørger også for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere.

Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgaver er faglig tilknyttet arkivtjenesten i kommunen. Arkivleder er faglig overordna for arkivpersonalet.

Arkivtjenestens oppgaver er fastsatt i regelverket i denne arkivplanen.

1.4.4 Systemansvar

I Iveland kommune er systemansvar for Elements/ePhorte hos arkivansvarlig, for Visma Samhandling Velferd og Visma Samhandling Profil ligger systemansvar hos enhetsleder. Det er arkivansvarlig som etablerer brukere, og tildeler rettigheter i Elements og enhetsledere for Visma sine system i kommunen.  Faglig leder for det enkelte tjenesteområdet har systemansvar for fagsystemene som anvendes, mens arkivleder delegerer det daglige arkivansvaret. Se forøvrig beskrivelsen av hvert enkelt fagsystem i arkivoversikten.

Arkivtjenesten oppretter og vedlikeholder brukertilgang for Elements. Enhetslederen har tilgang til alle saker tilhørende avdelingen. Saksbehandler har tilgang til egne saksmapper og lesetilgang til alle andre offentlige dokument. Ved gradering av dokument får kun saksbehandler lese- og skrivetilgang til "egne" dokument. Rådmann og arkivtjenesten har full tilgang til alle saker. Elements og Visma er fullelektroniske system og lagringsmediet er således elektronisk.

1.4.5 Saksbehandlers ansvar

Ved overgang til elektronisk arkiv har saksbehandler fått et større ansvar i den daglige arkivdanningen. Det påligger saksbehandler å følge opp saker og journalposter, kontrollere at journalopplysninger, saksplassering, klassering, offentlighetsvurdering, avskrive ferdigbehandlede journalposter, samt gi beskjed til arkivet når en sak er ferdig. Se Saksbehandlers viktigste rutiner.

Innkommet post

• innkommen post som har verdi som dokumentasjon og/eller er gjenstand for saksbehandling skal alltid arkiveres. Dette gjelder alle dokumentkategorier - papirpost, e-post, tekstmeldinger ol

Postmottaket registrerer papirpost og e-poster som kommer til postmottaket.
All registrering av innkommet post skal skje i kommunens elektroniske sak/arkivsystem Elements

• saksbehandler får posten fordelt til restanseliste i Elements.
• saksbehandler må alltid sjekke at postregistreringa er tilfredsstillende (dette innebærer m.a å sjå til at saksbehandler/saksnummer/klassering/offentlig vurdering er rett).

når en er ferdig med å behandle et innkommet dokument må en alltid avskrive restansen.

Utgående post

• all utgående korrespondanse fra kommunen skal arkiveres
• for å oppfylle lovpålagte krav har kommunen valgt et elektronisk system for dokumenthåndtering som både skal benyttes til saksbehandling og til arkivering

Alle utgående dokument skal opprettes og skrives i kommunens sak/arkivsystem Elements.

• opprett ny journalpost med nøkkelinformasjon (for eksempel mottakers navn, innhold i dokument)
• skriv dokumentet i Elements eller importer fra fil til Elements.
• når en er ferdig med et utgående dokument skal en alltid ferdigstille konseptet sitt

Når dokumentet er ferdig skal brevet fortrinnsvis sendes elektronisk via generell digital postkasse eller skrives ut postlegges
Dokument som ekspederes elektronisk sendes uten underskrift men godkjennes elektronisk.

E-post

• når saksbehandler mottar e-post direkte, plikter saksbehandler å vurdere om det er arkivverdig post som må bli journalført. Er saksbehandler i tvil, ta kontakt med arkivleder.
• dersom e-posten er arkivverdig, må saksbehandler straks importere e-posten i sak/arkivsystemet. Eventuelt sende den til postmottaket for registrering.
• saksdokument kan sendes på e-post dersom det ikke er spesielle krav om underskrift og liknende som hindrer dette, dokumentet må være lagret i Elements.
• saksbehandlar pliktar å konvertere dokument til pdf før utsending.

brev som er unntatt offentlighet skal

 sendes som e-post, med mindre det blir kryptert.

1.4.6 Ansvar for personregister

Fra 1. januar 2017 ble personopplysningsforskriften endra. Forskriftsendringene får betydning for de som til nå har hatt plikt om å melde at de behandler personopplysninger. Endringene omfatter også behandlinger som har vært unntatt konsesjonsplikt, men hvor det var vært meldeplikt. Fra 1. januar 2017 er disse behandlingene hverken konsesjons- eller meldepliktige. Dette gjeld blant annet klientregister, pasientopplysninger hos helsepersonell som er underlagt offentlig autorisasjon eller gitt lisens og behandlinger i organ for stat eller kommune når behandlinga har hjemmel i lov.

Endringene i personopplysningsforskriften endrer imidlertid ikke kommunens plikt til fremdeles ha oversikt over hvilke personopplysninger de behandler. Dette dokumentasjonsansvaret ligger hos den behandlingsansvarlige i de respektive enhetene. Personvernforordningen som innføres i mai 2018 er det større krav til kommunens håndtering av personopplysninger, det er startet et arbeid for å få på plass nye rutiner for å møte nye krav. 

1.4.7 Ansvar for uttrekk fra elektronisk arkiv

Ved avlevering av elektronisk arkivmateriale må det foretas uttrekk fra basen etter gjeldende regler, jf. arkivforskriftenes §§ 5-8, 5-10 og 5-12, samt Riksarkivets normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner av 1.6.2002. Ansvarsfordelingen ved uttrekk fra elektronisk arkiv er mer kompleks enn ved papirbasert arkiv, i og med at også systemleverandør er involvert. Systemleverandør har ansvar for at uttrekk fungerer. Kommunen har ansvar for å gjennomføre uttrekk. Aust-Agder museum og arkiv overtar depotansvar for uttrekk etter endelig avlevering. Se forøvrig gjeldende retningslinjer for uttrekk og avlevering av elektronisk arkivmateriale.

1.4.8 Ansvar for depot

Iveland kommune ble medlem av Aust-Agder museum og arkiv (AAMA) 01.01.1995 og er tilsluttet den interkommunale arkivordningen for papirbaserte og elektroniske arkiver (arkivforskriftene § 5-1) gjeldende fra og med 1.5.2003. Etter avlevering til depot er ansvar for arkivene overført til AAMA. Det påhviler de enkelte virksomhetene å avlevere arkiv til AAMA etter gjeldende retningslinjer (se periodiske arkivrutiner under kapitlet rutinebeskrivelse, samt kapitlet om depotordning).