ASTA-rutiner

1.0 Generelle rutiner for registrering i Asta
1.1 Norsk allment arkivskjema
1.2 Oppstilling etter Mykland og Masdalens inndelinger
1.3 Skolearkiv
1.4 Kommunekassen
1.4.1 Forenklet utgave
1.4.2 Utfyllende utgave
2.0 Språklige rutiner for registrering i ASTA
3.0 Registrering av aktører
3.1 Registrering av samfunnsplassering (på aktør-nivå)
3.2 Veiledende liste over næringskategori tilknyttet aktør
4.0 Restriksjonsvurderinger i ASTA:
5.0 Rutine for registrering av privatarkiv i ASTA
6.0 Arkivportalen

1.0 Generelle rutiner for registrering i Asta

Arkiv:

Dette skal være med:

1.	ID og Navn på arkivet (X kommune – xnemda/-styret/-utvalget etc) 

2.	Årstall 

3.	Innhold (beskrivelse av arkivet, hva det består av etc.) 

4.	Tilknyttet arkivaktør (Vi bruker: “skapt av” og ”eies av”) 

5.	Klausul/restriksjon 

6.	Fagansvarlig 

7.	Ordnet av 

8.	Ordningsgrad 

9.	Periode (årstall for arkivet) 

10.	Katalogisering 

11.	Tilknyttede serier 

12.	Lagringsmedium dersom annet enn papir (foto, film, etc) 

13.	Fysisk tilstand dersom ikke brukbart 

14.	Sted (kommune) 

15.	Eventuelle merknader om arkivet 

Aktør:

Dette skal være med:

1.	ID og navn på aktør, tilsvarende arkiv 

2.	Periode (årstall for aktør, eventuelt sammenfallende med arkiv) 

3.	Historikk (Bruk maler, ligger på m: og skriv gjerne inn ann aktuell historikk  om aktøren ) 

4.	Samfunnssektor 

5.	Forvaltningsnivå 

6.	Forvaltningsområde 

7.	Næringskategori/organisasjonskategori (for privatarkiv, bruk veiledende mal) 

8.	Eventuelle alternative navn 

9.	Sted (kommune) 

10.	Eventuelle merknader om aktøren 

Serie:

Dette skal være med:

1.	ID og navn på serie, jf. NA arkivskjema og ”språkrutiner for Asta” a. Kall det: 

i.	Møtebøker 

ii.	Kopibøker 

iii.	Journaler 
iv.	Sak/korrespondansearkiv eller saksarkiv 

2.	Periode (ytterår for arkivserien) 

3.	Eventuelle merknader 

Stykke:

Dette skal være med:

1.	ID og navn på stykke 

2.	Periode (ytterår for arkivstykket) 

3.	Type (boks/protokoll) 

4.	Plassering 

5.	Eventuelle merknader 

Revidert 03.10.2013

1.1 Norsk allment arkivskjema

1.2 Oppstilling etter Mykland og Masdalens inndelinger

1.3 Skolearkiv
1.4 Kommunekassen

1.4.1 Forenklet utgave

1.4.2 Utfyllende utgave

2.0 Språklige rutiner for registrering i ASTA

Rette termer:

1.	Møtebøker. Ikke ”forhandlingsprotokoll” eller ”møteprotokoll”. Før slik: 

A – Møtebøker 

1.	Møtebok 

2.	Møtebok 

2.	Kopibøker. Ikke ”kopi av utgående brev” og lignende B – Kopibøker 

1.	Kopibok 

2.	Kopibok 

3.	Journaler. Ikke ”postjournal, ”postliste”, og lignende C – Journaler 

1.	Journal 

2.	Journal 

4.	Saksarkiv 

D – Saksarkiv fulgt med ordningsprinsipp (kronologisk, alfabetisk, Roalds arkivsystem, NHS, NKS, K-koder o. l.)

Døme:

D – Saksarkiv ordnet etter NKS-arkivnøkkel

Ved E- Saksarkiv ordnet etter sideordnet systemer bør en spesifisere hva som gjør at den skiller seg ut fra D.

5.	Anvisningsprotokoll. Ikke ”tilvisningsprotokoll” 

6.	Reskontrobøker. Ikke ”riskontobøker” 

7.	Eksamensprotokoller, vitnemålsprotokoller og karakterprotokoller. Ikke 

”sensurprotokoller”, ”avgangsprotokoller” o. l 

8.	T (kart og tegninger), U (foto, film, lydopptak) og V (EDB og mikrofilm). Stryk det som ikke passer. Dersom en skal registrere kart og det ikke er tegninger i serien, stryker en vekk tegninger. 

Valg av språk:

-	Generelt skal føringer i ASTA være på bokmål. 

-	En skal likevel ikke endre målform på egennavn. Det må likevel legges inn alternativt navn på bokmål. For eksempel: Rosseland Skule/Rosseland skole, Randaberg sjukeheim/Randaberg sykehjem, vegnemnda/veinemnda o.l 

Revidert 10.10.2013 

3.0 Registrering av aktører

Aktør skal registreres når man registrerer nytt arkiv.

Minimumskrav til aktørregistrering er å registrere informasjon om den virksomhet eller person som skapte det enkelte arkiv, altså arkivskaper og den kommunen som eier arkivet i dag, altså eier.

I ASTA 5 har man mulighet til å registrere flere aktører. Man kan f.eks. beskrive eier, person omtalt i arkivet osv. Hvis man skal registrere flere aktører tilknyttet ett arkiv kan man f.eks. bygge videre med bokstaver (44a,44b osv.). Eieraktørene (bare dagens kommuner) har prefikset AKT-EIER i ASTA.

Eksempel:

Det tenkte privatarkivet ”A- 44 Rennesøy kommune – PA 324 Lokførerenkenes private brevsamling” kan få følgende aktører:

AKTØR	KODE	RELASJON	
			
Rennesøy kommune – PA	AKT-44	arkivskaper	
324 Lokførerenkenes private			
brevsamling			
			
Fjellfrid Q. Fjellskogtre	AKT-44a	Opprettet av	
			
Sven Kåre Andersen	AKT-44b	Avlevert av	
(Lokfører Andersens			
sønnesønn)			
			
Lokfører Andersen	AKT-44c	Samlet av	
			
Rennesøy kommune	AKT-Eier24	Nåværende eierkommune	

De uthevede aktørene er minimumskrav.

NB! Ved registrering av arkivmateriale skapt av en forhenværende kommune, bruker man det opprinnelige kommunenavnet som arkivskaper, og ny kommune som eierkommune. Dette gjelder ikke privatarkiv.

Se ellers generell rutine for registrering i ASTA.

LST, oktober 2013

3.1 Registrering av samfunnsplassering (på aktør-nivå)

Samfunnssektor:	Kommune	
	Privat		
	(sjelden) Fylkeskommune	
Dersom privat: se egen rutine for registrering av privatarkiv.	
Dersom kommune:			
			
Aktørtype:		Merknad (brukes når):		
Forvaltningsorgan		Brukes ved de store arkivskaperne i kommunal sektor. 		
		 Hovedregelen.		
Institusjon		Brukes ved skoler,		
		helseinstitusjoner, barnehager etc.		
		(ytre etater)		
Utvalg		Brukes en sjelden gang. F.eks. der		
		politiske utvalg registreres som egne		
		arkivskapere, eller ved tidsavgrensa		
		oppdrag av type byggekomite,		
		17.mai-nemnd o.l.		
		
Forvaltningsnivå:		Merknad:	
		NB! Brukes ved aktørtype «forvaltningsorgan» og	
		«utvalg»	
Sentrale organer		Sentrale arkivskaperne i kommunen (øverste hold).	
		Kommunestyre, formannskap, sentraladministrasjonen o.l.	
Fagetater		Sektorvis. Helse, skole, teknisk etc. Samsvarer med	
		forvaltningsområde.	
			
Forvaltningsområde:			Merknad:	
Sentral myndighet			Sentraladministrasjonen (ved	
		forvaltningsnivå «sentrale organer»)	
Finans/økonomi etc.			Fagetat; kommunekasse, likning o.l.	
Justis/politi etc.			Fagetat; overformynderi o.l.	
Kirke/kultur/skole etc.			Fagetat; skolestyret, kultur, bibliotek o.l.	
		(barnehager?)	
Næringsliv/kommunikasjon etc.	Fagetat; teknisk sektor, handel, energi o.l.	
Helse/sosial			Fagetat; helse og sosial o.l. (barnehager?)	
Forsvar/beredskap			Fagetat; forsyningsnemnd o.l.	

Oppføringene er veiledende. Se for øvrig generelle rutiner for registrering i ASTA.

Oktober 2013, LST

3.2 Veiledende liste over næringskategori tilknyttet aktør

Næringskategorier er registreringsobligatoriske, dvs. at alle aktører skal være tilknyttet en næringskategori. Nedenfor er en veiledende liste over hvilke kategorier vi bør bruke. Merk at det er fullt mulig (og lovlig) å registrere mer enn én kategori for hver aktør. Dette kan absolutt være hensiktsmessig! MEN, de fleste nemnder og utvalg i en kommune bør ha en kategori pålydende

“Offentlig administrasjon…”, altså 75.11, 75.12, 75.13 eller 75.14. Utadrettet virksomhet, som skoler, barnehager, helseinstitusjoner o.l. har egne koder. Listen er ordnet alfabetisk.

AKTØR	NÆRINGSKATEGORI	
Aldersboliger	85.312	
Alderstrygdnemnda	75.30		
Arbeidsledighetsnemnda	75.13		
Arbeidsvernnemnda	75.13		
Barnehagenemnda	75.12		
Barnehager	85.321	
Barnevernsnemnda	75.12		
Brannstyret	75.25		
Bustad- og boligbyggenemnda	75.11	& 67.13	
Byggenemnda	75.13		
Bygningsrådet	75.13		
Edruskapsnemnda	75.12		
Eiendomstakstnemnda	75.14		
Evakueringsnemnda	75.22		
Fattigkommisjonen	75.12		
Fattigstyret	75.12		
Fiskermanntallsnemnda	75.30		
Folkeboksamlingen	75.12	& 92.5	
Folkeregisteret	75.11		
Folkeskolen	75.12		
Forliksrådet	75.23		
Formannskapet	75.11		
Forsyningsnemnda	75.13		
Framhaldsskole	80.102	
Friluftsnemnda	75.12	& 92	
Gamlehjemsnemnda	75.12		
Gatenavnkomité	75.14		
Generalplanutvalget	75.14		
Havnestyret	75.13	& 70.32	
Helseetaten	75.12		
Helserådet	75.12		
Herredskommisjonen	75.11		
Hestenemnda	75.13		
Husbanknemnda	75.11	& 70.32	
Husleienemnda	75.11	& K	
Husmorskolenemnda	75.12	& 80.429	
Husmorvikarnemnda	75.12		
Idrettsutvalget	75.12 & 92.62		

Innlandsfiskenemnda	75.13		
Jordstyret	75.13		
Kemnerkontoret	75.11		
Kirketilsynet	75.12		
Kommunalt telefonanlegg	75.13	& 64.20	
Kommunekassen	75.11		
Kommunerevisjonen	75.11		
Kontrollnemnda	75.13		
Kulturetaten	75.12		
Kulturkontoret/-etaten	75.12		
Landbrukskontoret	75.13		
Landbruksnemnda	75.13		
Ligningsnemnda	75.11		
Lønnsutvalget/-nemnda	75.14		
Menighetsrådet	75.12		
Museums- og bygdeboknemnda	75.12		
Næringsnemnda	75.13		
Oppgjørsnemnda	75.13		
Overformynderiet	74.1		
Pensjonsutvalget	75.14		
Prisnemnda	75.13		
Provianteringsrådet	75.13		
Redskapsnemnda	75.13		
Reguleringskommisjonen	75.13		
Sentraladministrasjonen	75.11		
Skattenemnda	75.11		
Skogrådet	75.13	& 02	
Skolebussnemnda	75.14		
Skoleetaten	75.12	& M	
Skolene	80.102		
Skolestyret/-kontoret	75.12	& M	
Småbruk- og bustadnemnda	75.11		
Småkomiteer	75.14		
Soknerådet	75.12		
Sosial- og omsorgsetaten	75.12		
Sunnhetskommisjonen	75.12		
Sykehjem	85.31		
Takstnemnda for hypotekbanken	75.14	& 70.32	
Teknisk etat	75.13		
Tiltaksnemnda	75.13		
Trafikknemnda	75.14		
Trygdenemnda	75.30		
Valgstyret	75.11		
Vannverksnemnda	75.13		
Vedutvalget	75.13		
Vegnemnda	75.13		
Vergerådet	75.12		
Viltnemnda	75.13	& 01.50	

4.0 Restriksjonsvurderinger i ASTA:

-	Kun på overordnet nivå (arkivnivå)

ALT offentlig arkivmateriale eldre enn 100 år er fritt tilgjengelig.

1.	Ved spesialarkiv innen helse, ppt, skoler etc, der taushetsbelagte opplysninger florerer:
-	Klausul

-	Uspesifisert

-	Merknad (se nedenfor)
-	60 år 

-	Ved arkiv etter barnevernet/vergerådet:
-	Klausul 

-	Uspesifisert

-	Merknad (se nedenfor)
-	100 år 

3.	Ved generelle arkiv som formannskapet, kommunestyret, skolestyret etc, der det kan forekomme opplysninger om helse, samt taushetsbelagte forretningsmessige opplysninger og ved tekniske arkiv som veinemnd, jordstyre, bygningsråd etc, der det trolig er lite taushetsbelagt informasjon: 

-	Fritt tilgjengelig

Merknad:

Det er den enkelte opplysning som er taushetsbelagt, ikke hele arkiv eller dokumenter. Mye av arkivmaterialet kan derfor være fritt tilgjengelig, men må gjennomgås og sensureres for taushetsbelagte opplysninger ved forespørsel om innsyn. 60 års sperrefrist er hovedregelen for sensitive personopplysninger og forretningshemmeligheter, jf. forvaltningsloven § 13 c. Etter forvaltningslovforskriften § 11 kan Riksarkivaren gi forlenget taushetsplikt når hensynet til personvern tilsier det. 80 års sperrefrist kan gjelde taushetsbelagte opplysninger i straffesaker, fengselsarkiver og helsearkiver. 100 års sperrefrist gjelder for eksempel opplysninger i adopsjons- og barnevernssaker.

LST, oktober 2013

5.0 Rutine for registrering av privatarkiv i ASTA 

1.	Nye privatarkiv tildeles løpenummer fra IKA og løpenummer fra kommunene og registreres i et regneark som ligger på M: Privatarkiv. 

2.	Privatarkivene registreres med IKA-nummer (viser hvor mange privatarkiv IKA har oversikt over totalt for alle kommuner), kommune (eierkommunen), kommune-løpenummer (viser hvor mange privatarkiv som er registrert på den enkelte kommune), arkiv (navn på arkivet), omfang og eventuell merknad. 

3.	Privatarkivene registreres i ASTA på følgende måte (arkivnivå): 

xx kommune – PAx Xxx 

-	xx kommune viser til den kommunen privatarkivet ble avlevert til (ny kommune) 

-	PA-nummeret viser til kommunens PAnr. 

-	Xxx viser til navnet på privatarkivet. 

4.	I Asta skal PA-nummeret bestå av tre siffer: 001, 002, 003 etc. 

5.	Aktører opprettes ihht generelle rutiner for registrering. 

6.	Samfunnssektor er «privat». 

7.	Aktørtype er (som regel) enten: 

1.	Bedrift 

2.	Institusjon 

3.	Legat/stiftelse 

4.	Person 

5.	Samling 

8.	Forvaltningsnivå er (som regel): lokal, kommunenivå. 

Ellers følges generelle rutiner for registrering i ASTA.

LST, oktober 2013

6.0 Arkivportalen

1. Mål:

IKA har som mål å publisere hele katalogen på arkivportalen, for på den måten å tilgjengeliggjøre arkivene for allmennheten, jamfør IKA’s formålsparagraf (§4 i selskapsavtalen) samt §1 i arkivlova (formålsparagrafen).

Vi vil KUN publisere arkiv som finnes i vårt depot. Privatarkiv og andre arkiv som er registrert i ASTA, men som ikke befinner seg hos oss, skal IKKE publiseres på arkivportalen.

1.2 Måloppnåelse:

For å oppnå hovedmålet kan man sette opp følgende tidspunkt for publisering:

4.	Ved registrering av nye arkiv i ASTA 

5.	Ved at kommunene setter publisering opp som et eget punkt på arbeidsplanen. 

6.	Evt. ved behov eller som del av arbeidsoppgave tilknyttet depot/vikariat/midlertidig ansettelser o.l. 

2. Publisering:

Før publisering skal følgende sjekkliste være gjennomgått:

11.	Alle minimumskrav for registrering av arkiv, aktør, serier og stykker skal være utfylt, jamfør generelle rutiner. 

12.	Språket skal gjennomgås iht. språklige rutiner. 

13.	Arkivet skal låses for flere registreringer. 

Selve publiseringen gjøres i ASTA. Hvert arkiv med tilknyttede aktører publiseres for seg. 
Se ellers generelle rutiner for registrering i ASTA.

LST, oktober 2013

Sjekkliste før publisering av arkiv på Arkivportalen
1.	Stykke:
•	Sjekk at navn er korrekt iht. språk og interne retningslinjer. F.eks. skal navn på stykke normalt skrives i entall: møtebok, kopibok, journal osv.
•	Sjekk at periode er utfylt og korrekt. Begge feltene skal fylles ut, selv om til og fra år er samme årstall. Hvis periode er omtrentlig skal presisjon være «omtrent» eller «innen tiår». 
•	Dersom stykket inneholder noe spesielt som kan være interessant for brukeren kan dette skrives inn i innholdsfeltet. Merknadsfeltet brukes til interne meldinger (slik at disse ikke kommer på nett).
•	I tillegg bør mang også ha fylt ut type (boks/protokoll), plassering i depot og fysisk tilstand på stykket hvis denne er dårlig.
2.	Serie:
•	Sjekk at ID er korrekt og iht. allment arkivskjema. Dersom det er mange underserier bør flyttes inn under en hovedserie (se f.eks. A-900).
•	Sjekk at navn er korrekt iht. språk og interne retningslinjer. F.eks. skal navn på serier skal normalt skrives i flertall: møtebøker, kopibøker, journaler osv. 
•	Sjekk at periode er utfylt og korrekt (eldste stykke til yngste stykke). Begge feltene skal fylles ut, selv om til og fra år er samme årstall. Hvis periode er omtrentlig skal presisjon være «omtrent» eller «innen tiår».
•	I innholdsfeltet kan det gjerne stå en forklaring eller definisjon av arkivserien. F.eks. kan det stå at journaler er et kronologisk register over inn og utgående korrespondanse. Dersom arkivserien eller deler av den ikke er avlevert til IKA bør dette også stå i innholdsfeltet. Merknadsfeltet brukes til interne meldinger (slik at disse ikke kommer på nett).
3.	Arkiv:
•	Sjekk at navn er korrekt iht. språk og interne retningslinjer. Husk f.eks. kommunenavn først, mellomrom, stor bokstav og bestemt form på styrer, råd, nemnder og utvalg.
•	Sjekk at periode er utfylt og korrekt (ref. serie og stykke over).
•	Innholdsfeltet bør si noe om hva arkivet inneholder. Her kan det også refereres til andre arkiv (f.eks. forløper og arvtaker). 
•	Under fanen aktører skal det være to relasjoner: arkiveier (kommunen) og arkivskaper. Arkiveier er felles for alle arkivene som er registrert på en kommune, mens arkivskaper gjelder kun dette ene arkivet.
•	Husk å fylle ut restriksjon med merknad (se interne retningslinjer). 
•	I tillegg bør man fylle ut «katalogisering» og antall hyllemeter under «annet» (omfang).
•	Før publisering på Arkivportalen skal man også huke av for «låst arkiv» 

4.	Aktør:
•	Navn på arkivskaper og arkiv skal være likt.
•	Periode bør være det samme som for arkivet, hvis man ikke har andre opplysninger om oppstartdato for organet.
•	Historikk: bruk standard som ligger på M:\Depot\Aktøromtaler, men legg gjerne til opplysninger om det enkelte organ. 
•	Fyll ut «samfunnsplassering» (se interne retningslinjer for detaljer) og legg til kommune (gammel og ny) under «adresse».
•	Dersom organet har hatt flere navn bør man legge tidligere navn inn på «alternative navn» (dette bør man også gjøre på arkivnivå).

Fremgangsmåte i Asta for publisering av arkiv på Arkivportalen:
1.	Huk av «låst arkiv» på arkivnivå
2.	Trykk på «bekreft lås» og deretter «publiser arkivet»
3.	Merk arkivet, huk av for «godta betingelser» og trykk på «publiser»
4.	Sjekk arkivet på Arkivportalen (arkivet kan lett trekkes tilbake hvis man oppdager feil eller senere får tilvekster)

16.01.19 TIJ