Om klassifikasjon og klassering
Alle offentlige virksomheter skal ha et klassifikasjonssystem – ofte kalt en arkivnøkkel – for ordning av sitt saks-arkiv. Systemet skal omfatte alle virksomhetens saksområder.
Lovhjemmel Arkivforskriften § 2-3 sier at et organ normalt skal ha et klassifikasjonssystem - en arkivnøkkel - som omfatter alle de saksområda organet steller med. Hva er et klassifikasjonssystem? Klassifikasjonssystemet er "nøkkelen" til ordning av et arkiv, og skal omfatte alle virksomhetens saksområder. Arkivnøkkelen kan være basert på et eller flere ordningsprinsipp. Oftest bygger den på en inndeling etter emne, men den kan også være funksjons- eller objektbasert. Eksempel på serier som er ordnet etter objekt er personalsaker ordnet etter navn eller fødselsdato og bygningssaker ordnet etter gårds- og bruksnummer. I et papirarkiv blir det brukt rekkeordningssystem som fastsetter hvordan sakene skal stilles opp. Det kan være kronologisk etter dato eller løpenummer, alfabetisk eller etter et kodesystem fra en arkivnøkkel.
Hva er klassering? Arkivnøkkelen viser inndelingsprinsipp og rekkeordningssystem for arkivet og gir en systematisk oversikt over de arkivkodene eller verdiene som blir benyttet i rekkeordningen. Å bestemme en arkivkode eller en verdi for en sak, og merke de tilhørende dokumentene med denne koden eller verdien, blir kalt å klassere.
Er klassifikasjonssystem nødvendig? Klassifikasjon er en obligatorisk og sentral del av både vår egen Noark-standard og internasjonale standarder som Moreq2010 og ISO 15489. De to sistnevnte standardene har funksjonsbaserte klassifikasjonssystem. Et velfungerende klassifikasjonssystem er en forutsetning for effektiv iverksetting av bevarings- og kassasjonsplaner. Funksjonsbasert klassifikasjon kan gi dokumentene en videre kontekst fordi dokumentene blir knyttet til den prosessen som skapte de. Saker og dokument som blir til som resultat av samme arbeidsprosess kan holdes samlet. Dette vil lette framfinning i både aktive og avsluttede arkiv. Et godt klassifikasjonssystem vil være til stor nytte, ikke minst for arkiv som skal oppbevares for all ettertid.
Det blir benyttet følgende kvalifikasjonssystem/arkivnøkler i arkivplanen: K-koder – arkivnøkler for kommunene – (KS – Kommunesektorens organisasjon)