RUTINE FOR SAKSBEHANDLER – SAK FREM TIL UTVALGSBEHANDLING (FORMANNSKAP OG KOMMUNESTYRE)

Kortversjon – sak til utvalgsbehandling til ferdigbehandlet

Dag:	Hva utføres:
Onsdag i samme uke som utsendelse	Sakslisten med oppmeldte RS- og PS-saker gås igjennom klareres. Rådmann/utvalgssekretær.
Torsdag	Innkalling utarbeides av utvalgssekretær og sendes ut. Post og mail.
Torsdag møtedag (uken etter)	Protokoll skrives av utvalgssekretær, rådmann godkjenner, utvalgssekretæren er ansvarlig for utsendelse og publisering på nett.
Fredag etter møtet (snarest mulig etter møtet)	Særutskrift/vedtakene ekspederes av utvalgssekretæren. Hvis parter ikke er påført returneres særutskrift til saksbehandler og han/henne må selv føre saken videre.

(INNKALLINGEN – skal sendes ut 7 dager før møtet er bestemt av politikere og administrasjon. Klarer du ikke å bli ferdig vil din sak komme med neste møte.)

--

Opprett saksfremlegg i sakens mappe.

Vær bevisst på overskrift.

Meld saken opp til de utvalgene saken skal behandles i rett rekkefølge ditt ansvar.

Før inn aktuelle saksparter med riktig adresse. Dette for at vi skal få en rask og riktig ekspedering av særutskrifter (vedtakene) etter møtet.

Følg saksmalen og bruk gjerne de foreslåtte overskriftene. Husk din sak er en blant mange i et helhetlig dokument og derfor er det ønskelig med samme skrifttype og samme mal.

Times New Roman str. 12 skal brukes.

Når forslag til vedtak er skrevet er det viktig å ikke røre de røde linjene som gjør det mulig for utvalgssekretæren å få vedtaket flettet sammen til et dokument senere.

Vurder hvilke vedlegg saken skal ha. Disse må du legge til Hoveddokumentet/saksframlegget. Når vedleggene er lagt til, må du flette ditt saksframlegg på nytt for at overskriften på vedleggene skal bli liggende nederst under vedlegg. Vedleggene skal ligge i PDF eller Word-format. Vedleggene skal være A4 format.

Saken skal så klareres og godkjennes av overordnet rådmann/kommunalsjef/enhetsleder.

Når saken er klarert, ferdigstilles den F og settes på KL i stedenfor RE på status.

Din sak er nå klar for utvalgssekretæren i Ephorte.

Når saken har vært opp i utvalget sender utvalgssekretæren ut særutskrift hvis sakspart er lagt. Inn. Hvis dette ikke er lagt inn returneres saken til saksbehandler som er ansvarlig for videreføring av saken.

Ta gjerne kontakt om du trenger hjelp til noe i prosessen!